Een SAAS (“Software as a service”) overeenkomst regelt de relatie tussen de SAAS dienstverlener (de softwareleverancier) en de afnemer van die dienst. Als afnemer kun je van een behoorlijk koude kermis thuiskomen als je je niet goed hebt verdiept in de voorwaarden van de softwareleverancier. Aan de andere kant: als leverancier is het van belang dat je met bepaalde zaken rekening houdt om de diensten te kunnen aanbieden zonder vast te zitten aan (bijvoorbeeld) allerlei maatwerkverplichtingen. Hieronder bespreek ik beknopt de grootste valkuilen van een SAAS overeenkomst.

1. De functionaliteit

Oh zo logisch, maar wát gaat dit vaak fout. Laat in de overeenkomst (bijvoorbeeld de overwegingen of in een bijlage) terugkomen wat de software kan. Dit is van belang voor zowel de afnemer als de leverancier. Dit voorkomt vervelende discussies over wat er al dan niet onderdeel zou moeten uitmaken van de dienst. Het is toch wat vervelend als de afnemer er na het sluiten van de overeenkomst achter komt dat een bepaalde functionaliteit helemaal niet in de software zit, terwijl de leverancier ervan overtuigt is dit duidelijk te hebben gemeld. Wat moet er dan gebeuren? Moet er een functionaliteit bij gebouwd worden (als de afnemer gelijk had), of moet de afnemer genoegen nemen met de software zonder de functionaliteit (als de leverancier gelijk had). Zorg dat je niet in deze situatie beland en schrijf het op.

2. SLA (“Service Level Agreement”)

Een SLA is heel belangrijk. Hierin leg je afspraken vast over de beschikbaarheid en andere KPI’s. Ook is verstandig vast te leggen wat er gebeurt als de KPI’s niet gehaald worden. Gebruikelijk is daarin een korting op de volgende factuur. Regel in de SLA ook bijvoorbeeld het incidentmanagement, oplostijden, back-up en helpdeskfaciliteiten.

3. Licentie/gebruiksrecht van de software

De afnemer en leverancier sluiten vaak een Service Level Agreement onder de neus geduwd. Dat is heel belangrijk, maar daarmee ben je er nog niet. Ook moet de afnemer het recht krijgen om de software te gebruiken, dat is een licentie. Van belang is dat de licentie de juiste omvang heeft (niet te breed, maar ook niet te smal). Overigens: IT’ers hebben het ook vaak over “licenties”. Daarbij gaat het echt om wat anders dan de juridische licentie. Dit is typisch een onderwerp waar je een jurist voor in de hand neemt.

IT’ers hebben het ook vaak over “licenties”. Daarbij gaat het echt om wat anders dan de juridische licentie. Dit is typisch een onderwerp waar je een jurist voor in de hand neemt.

4. Verplichtingen over en weer

De leverancier heeft vaak een inspanningsverplichting, garanties worden uitgesloten. De formulering is cruciaal: het komt vaak voor dat de leverancier per saldo eigenlijk nauwelijks verplichtingen heeft. Het is als afnemer heel vervelend om daar te laat achter te komen. Aan de andere kant: ook de afnemer heeft verplichtingen, zoals het betalen van de vergoeding. Zorg er dus voor dat alle verplichtingen helder en duidelijk zijn.

5. Intellectuele eigendom

In de overeenkomst moet duidelijkheid worden gegeven hoe de diverse intellectuele eigendomsrechten zijn geregeld. Het gaat dan om met name het auteursrecht op de software. Maar denk ook aan de merken, de handelsnaam en de databankrechten op verzamelde data.

6. Mogelijkheden om te stoppen

Niet logisch om bij voorbaat al over te beginnen, maar het kan in de toekomst een heleboel leed voorkomen: leg een exitstrategie vast. Daarin leg je vast wat er gebeuren moet als één van beide wil stoppen. De gegevens moeten kunnen worden overgezet naar een andere dienstverlener om de continuïteit te waarborgen. Daar moet ook de tijd voor zijn. Daarnaast is het voor de softwareleverancier van belang om voor dergelijke migratiediensten ook te worden betaalt. Leg ook dit dus vast.

7. Privacy (de verwerkersovereenkomst)

Vaak worden persoonsgegevens verwerkt met de software. Daarnaast zal de leverancier ook persoonsgegevens verwerken van de afnemer (contactgegevens en bijvoorbeeld inloggegevens). Hierover moeten passende afspraken worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

 

Hulp nodig bij een SAAS overeenkomst? Twijfel niet 

Neem contact op